Produttività

3 motivi per cui è necessario ottenere immediatamente uno strumento di gestione del progetto

Vi capita spesso di trovarvi in giro a svolgere i vostri compiti? Uno strumento di gestione dei progetti può aiutarvi a organizzare e portare i vostri progetti al successo.

27 aprile 2020
Da
Angelique Parungao

Con il crescente numero di team che lavorano a distanza da un'installazione dispersa, la necessità di una struttura per la realizzazione dei progetti è oggi più critica che mai. Infatti, anche quando si lavora da soli, gli strumenti di gestione dei progetti (PM) sono necessari per garantire il rispetto dei compiti e delle scadenze. Tuttavia, secondo un sondaggio condotto dalla società di formazione PM Wellingtone, solo il 22% delle organizzazioni utilizza attualmente il software PM. Per questo motivo, il 50% degli intervistati ha dichiarato di trascorrere uno o più giorni di lavoro solo per raccogliere i rapporti manualmente. Si tratta di un sacco di tempo dedicato dai dipendenti che potrebbe essere speso per cose più importanti.

Se voi o la vostra organizzazione non avete capito l'importanza di avere uno strumento PM nella vostra vita, ecco tre motivi per cui dovreste iniziare a riconsiderare.

Motivo n. 1: Mantenere la visibilità e la responsabilità

Nel mondo del lavoro moderno e veloce, i progetti sono in continuo movimento ed è difficile tenere traccia di chi fa cosa. Soprattutto quando si lavora con i team, avere uno strumento PM può aiutare a garantire che tutti abbiano occhi puntati sugli aggiornamenti e sull'avanzamento dei compiti. Inoltre, aiuta a mantenere ogni membro del team responsabile di ciò che deve fare, dal momento che gli strumenti PM mettono tutte le responsabilità e le scadenze in un'unica piattaforma. Avere una soluzione che mette insieme tutte le cose che il vostro team deve fare in un unico luogo può sicuramente migliorare la vostra collaborazione, facendo in modo che ognuno si occupi delle prestazioni e del contributo degli altri per far sì che il vostro team porti a termine il progetto. Gli strumenti PM possono fornire lo stato in tempo reale, in modo da sapere cosa sta rallentando il team o addirittura accelerando le cose. 

Motivo n. 2: Rendere la vita lavorativa meno stressante

Avere uno strumento PM aiuta anche a snellire le attività e a concentrarsi solo su ciò che è importante. Con strumenti come la delega dei compiti, è facile vedere chi è responsabile di una specifica responsabilità, evitando di dare più carico di lavoro, in modo che tutti possano dedicare bene il proprio tempo. Inoltre, gli strumenti PM possono anche automatizzare le attività manuali, in modo che voi o i vostri colleghi possiate evitare il lavoro ripetitivo e manuale. Gli strumenti PM possono far lavorare i team senza soluzione di continuità, in quanto i compiti di ognuno sono adeguatamente delegati in base alle capacità del team, ottimizzando così le risorse se è necessario assegnare più o meno persone a un compito specifico. Avere questa soluzione può aiutare ad alleviare lo stress e il burnout del team, in quanto ogni persona riceve un carico uguale quando si tratta del suo lavoro. 

Motivo n. 3: Gestire correttamente il proprio tempo

In particolare quando si lavora con un calendario serrato, gli strumenti PM sono ottime soluzioni per aiutarvi a programmare correttamente le vostre attività in modo da poter dedicare più tempo alle cose su cui dovete concentrarvi. Allegare le date di scadenza, con una notifica quando sei vicino alla tua scadenza, può aiutarti a pianificare come vuoi affrontare il tuo compito. Vi dà anche un'idea della fattibilità di realizzare il progetto rispetto alla linea temporale che vi è stata assegnata. Inoltre, se si lavora con più persone o team, avere uno strumento PM in grado di tracciare il loro tempo può aiutare a tenere conto del tempo dell'altro, in modo da non sovrapporre le pianificazioni quando si assegnano i compiti. 

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