Comunicazione

A che punto sono le e-mail nel 2020?

Si può ancora fare affidamento sulle e-mail ai giorni nostri? Noi ci occupiamo delle sfide della comunicazione, così come delle soluzioni e delle migliori alternative a questo popolare strumento di comunicazione sul posto di lavoro.

14 agosto 2020
Da
Darpan Keswani

Con 124,5 miliardi e mezzo di email aziendali inviate ogni anno, il sovraccarico di informazioni è un vero problema per le organizzazioni. I dipendenti non riescono a trovare i dati giusti quando ne hanno bisogno e le e-mail essenziali che invii possono andare perse, cancellate o dimenticate.

L'utilizzo della posta elettronica con la vostra forza lavoro in prima linea comporta una nuova serie di sfide. Sfide alle quali potete sottrarvi cambiando il vostro modo di comunicare.

"Le e-mail sono una parte importante della mia giornata lavorativa".

È giusto, le e-mail possono essere utilizzate per programmare riunioni, inoltrare informazioni e parlare con fornitori e clienti.

"Allora, perché dovrei allontanarmi dalle e-mail?

Un recente studio di Pew rivela che l'ultima generazione di lavoratori (GenZ) preferisce la messaggistica e l'invio di SMS alla posta elettronica.

Un altro sondaggio ha rilevato che un terzo dei dipendenti americani lascia un'azienda quando la tecnologia ostacola il lavoro.

Allontanarsi dalla posta elettronica può aiutare ad attrarre e trattenere i migliori talenti, oltre ad evitare altri svantaggi:

Ha un costo nascosto

Uno studio della Carleton University ha rilevato che i dipendenti passano 11,5 ore o un terzo del loro tempo alla settimana a rispondere alle e-mail.

Moreso, una volta che un dipendente apre una e-mail, ci vogliono 16 minuti per riprendere il lavoro. Supponendo che 10 delle 120 e-mail richiedano una risposta, sono quasi 3 ore al giorno che perdono la messa a fuoco.

Non è sempre accessibile

Il 70% del personale del commercio al dettaglio, della sanità o dell'edilizia non controlla molto le proprie e-mail al lavoro. Quindi, se inviate un aggiornamento critico o un cambiamento della politica, i vostri lavoratori potrebbero perderlo.

Influisce sull'efficienza

Cercare quell'unica e-mail per trovare una risposta è frustrante per i vostri dipendenti. La ricerca del Service Council ha scoperto che il "tempo speso per cercare informazioni" è l'ostacolo numero 2 per il personale sul posto di lavoro.

Limita la collaborazione

Quando si inoltrano le e-mail, il destinatario deve passare attraverso una catena non strutturata per arrivare al punto. Più lunga è l'e-mail, più è difficile seguire la conversazione.

Diminuisce l'impegno

L'e-mail sembra formale, quindi il vostro staff potrebbe esitare a chiedere il vostro feedback, o rispondere ai vostri suggerimenti attraverso di essa.

Questo problema è particolarmente rilevante per i settori con un basso impegno di personale come la sanità, la produzione e l'ospitalità.

E' dipendente dal testo

L'era dei social media significa che il personale assorbe le informazioni utilizzando parole, immagini e video. La natura pesante del testo delle e-mail limita il modo in cui si vuole far passare il messaggio.

È possibile aggiungere allegati, ma la maggior parte dei servizi come Gmail, Outlook e Yahoo! hanno un limite alle dimensioni del file che è possibile inviare.

Ha un record permanente

Se si inviano informazioni sensibili all'indirizzo e-mail sbagliato, non è possibile cancellare il messaggio, mettendo a rischio la non conformità o la riservatezza.

"Cosa devo fare dopo?

Ci sono due percorsi che potete seguire: ottimizzare la vostra e-mail o sostituirla.

Le tecniche di ottimizzazione possono ridurre in una certa misura il numero di e-mail nelle caselle di posta in arrivo.

Ottimizzazione della posta elettronica # 1: Creare abitudini sane nella posta elettronica

Quando i dipendenti controllano costantemente le loro e-mail dopo il lavoro, si perdono i tempi di inattività essenziali di cui i cervelli hanno bisogno. - Maura Thomas, Autore, Segreti sulla produttività personale

Utilizzate questa lista di best practice per creare una sana cultura della posta elettronica nella vostra azienda:

Astenersi dalla comunicazione dopo l'orario di lavoro - Vynamic, una società di consulenza sanitaria di Philadelphia chiama questa "zmail", dove la posta elettronica è scoraggiata tra le 22 e le 7 durante la settimana, e tutto il giorno nei fine settimana.

Check in chunks - Chiedere ai dipendenti di controllare le e-mail due volte al giorno, li aiuterà a concentrarsi più a lungo sul loro lavoro. Incoraggiare le telefonate per questioni urgenti.

Considerate il perché - L'e-mail che state inviando è importante o è un messaggio "non si sa mai"? Se è l'ultimo, parlatene con i vostri dipendenti.

Ottimizzazione della posta elettronica # 2: Utilizzare gli strumenti di 'gestione della posta elettronica'.

I Time Tracker (Toggl, Clockify) mostrano agli utenti quanto tempo passano nella loro casella di posta elettronica. Una volta che i dipendenti si rendono conto che le e-mail stanno consumando la loro giornata lavorativa, saranno più attenti a mettere da parte il tempo per un lavoro profondo.

Email CRM (Zoho, Salesforce) aiuta gli utenti a centralizzare e organizzare tutte le informazioni su un unico dashboard, riducendo il tempo impiegato per passare dalla casella di posta elettronica al CRM.

Sostituzione e-mail: Piattaforma di comunicazione interna

La maggior parte delle applicazioni per la chat dei consumatori sono mobili e intuitive, quindi è meglio implementare uno strumento simile sul posto di lavoro. Una piattaforma di comunicazione interna come Eko si adatta al progetto e permette alle aziende di farlo:

Incoraggiare la collaborazione

Le chat, le chiamate vocali e video aumentano il coinvolgimento dei dipendenti e facilitano il feedback.

Struttura delle comunicazioni

Gli argomenti sono chat filiformi che rendono facile per il vostro staff seguire e gestire le conversazioni intorno a un certo argomento.

Motivare i dipendenti

Thumbs Up può essere utilizzato per lodare i dipendenti, farli sentire apprezzati e migliorare la fidelizzazione del personale.

Risparmiare tempo

A che punto sono le e-mail nel 2020?

Il Knowledge Management aiuta il vostro personale a trovare le informazioni più rapidamente, poiché tutte le vostre politiche aziendali, le liste di controllo dei processi e gli altri documenti sono memorizzati in un unico posto.

È possibile un'organizzazione senza e-mail?

Le aziende che vogliono rimanere competitive devono attrarre e trattenere i talenti soddisfacendo le loro richieste. Il lavoratore moderno vuole una collaborazione in tempo reale, un feedback regolare, e vuole essere impegnato. L'ottimizzazione della posta elettronica e l'adozione di una piattaforma di comunicazione sono solo due dei diversi percorsi che si possono intraprendere per rafforzare la comunicazione interna. Alla fine, si tratta di trovare il metodo più adatto alla vostra forza lavoro.

Fonti:

1 – campaignmonitor.com
2 – globalnews.ca
3 – humancapital.aon.com

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